Die unordentliche Ordnung: warum es in fileee keine Unterordner gibt

In diesem Artikel erklären wir, wie Du in fileee mit Tags und Spaces für die absolute Ordnung in Deinen Dokumenten sorgst ohne selbst Ordnung machen zu müssen. Im klassischen Ablagesystem – ob digital oder physisch – hat ein Ordner ein bestimmtes Thema und ist unterteilt mit Registerkarten oder Unterordnern. Genau das möchten wir vermeiden, dass Dokumente aufwendig in verschiedene Ebenen sortiert werden müssen.

Was ist, wenn ein Dokument eigentlich zu zwei verschiedenen Ordnern gehört? Doppelt ablegen? Wir wollen, dass Du in Deiner Ablage flexibel bleibst, ohne dich einzuschränken: In fileee legst Du ein Dokument nur EINMAL ab und findest es mit Tags und Spaces an mehreren Orten oder Kontexten wieder.

Struktur mit Tags schaffen

Tag ist Englisch für „Schlagwort“ oder „Etikett“. Die Tags sind die Ordner, Post-ITs, Registerkarten bzw. Karteireiter der digitalen Welt, nur noch viel mächtiger. Im Gegensatz zu klassischen Registern lassen sich einem Dokument mehrere Tags zuweisen.

Du kannst die Tags einerseits dazu nutzen, um direkt dokumentenbezogene Aufgaben zu organisieren, wie zum Beispiel für eine Steuererklärung oder um Deine Dokumente verschiedenen Lebensbereichen zuzuordnen.

Beispiel: Steuere klärung

Bei einem Aktenordner werden alle Versicherungsunterlagen unter dem Reiter „Versicherungen“ abgeheftet, die Kontoauszüge unter „Finanzen“ und die Handwerkerrechnung unter „Ausgaben“. Was auf den ersten Blick ganz praktisch aussieht, ignoriert aber die Realität. Dass ein Dokument immer nur zu einem Bereich gehört, stellt sich spätestens dann als falsch raus, wenn die Steuererklärung ansteht. Hier werden nämlich viele Dokumente benötigt, die klassischerweise alle unter verschiedenen Registern zu finden wären.